Att köpa programvara såg tidigare ungefär ut som att köpa vilken annan fysisk produkt som helst. Man gick till en butik, köpte en kartong med en CD- eller DVD-skiva och installerade programmet hemma. I dag sker nästan hela processen digitalt. Men vad händer egentligen efter att du klickat på köpknappen hos en återförsäljare av programvara?
För både privatpersoner och mindre företag kan det vara bra att förstå hur processen fungerar. Det gör det lättare att veta vad man faktiskt köper, var licensnyckeln ska användas och vilka uppgifter som bör sparas efteråt.
Vad är det man egentligen köper?
När du köper programvara online är det vanligtvis inte själva programfilen som är den viktigaste delen av köpet. Det du betalar för är rätten att använda programvaran enligt en viss licens.
Programmet kan ofta laddas ner från tillverkarens webbplats, medan licensnyckeln används för att visa att du har rätt att använda produkten.
En licensnyckel består normalt av en kombination av bokstäver och siffror. Den anges under installationen eller efter att programmet har installerats.
Det är därför viktigt att skilja mellan tre saker:
- installationsfilen
- licensen
- licensnyckeln eller den digitala aktiveringen
De hör ihop, men är inte samma sak.
Vad händer direkt efter betalningen?
Det första steget är naturligtvis betalningen. När betalningen har registrerats skapas normalt en order hos återförsäljaren.
Eftersom produkten är digital behöver ingenting packas eller skickas med traditionell post. I stället kan leveransen ske automatiskt.
Hos exempelvis Nordkey levereras licensnyckeln digitalt via e-post efter genomfört köp. Nordkey är ett svenskt företag som säljer programvara till både privatpersoner och företag och är verksamt på fler än 30 marknader.
Exakt hur snabbt leveransen sker och vilken information som följer med kan skilja sig mellan olika återförsäljare och programvaror.
I mejlet kan det exempelvis finnas:
- licensnyckeln
- information om vilken produkt licensen gäller
- installationsinstruktioner
- länk till nedladdning
- ordernummer
- information om aktivering
Det är klokt att spara mejlet även efter att programvaran har installerats.
Var laddar man ner programmet?
Det finns i huvudsak två sätt.
Antingen tillhandahåller återförsäljaren en nedladdningslänk, eller så hämtas programvaran direkt från tillverkaren.
I många fall är det senare alternativet vanligt. Licensbutiken säljer då själva licensen medan programvarans installationsfil kommer från exempelvis Microsoft eller en annan programvarutillverkare.
Det viktiga är att kontrollera att du laddar ner rätt version.
En licens för en viss utgåva kanske inte fungerar med en annan. Det kan exempelvis finnas skillnader mellan olika årsutgåvor, operativsystem eller versioner av samma program.
För småföretag blir detta extra viktigt när programvara ska installeras på flera arbetsdatorer.
Hur fungerar aktiveringen?
Efter installationen behöver programvaran vanligtvis aktiveras.
Det kan ske genom att användaren skriver in licensnyckeln i programmet. Programvaran kontaktar då normalt tillverkarens aktiveringssystem över internet för att kontrollera nyckeln.
I andra fall knyts licensen till ett användarkonto.
Det kan exempelvis innebära att programmet aktiveras genom att man loggar in med ett konto där licensen redan finns registrerad.
När aktiveringen har lyckats kan programvaran användas enligt de villkor som hör till licensen.
Kan samma licens användas på flera datorer?
Det beror helt på vilken licens som har köpts.
Detta är särskilt viktigt för mindre företag. Ett företag med fem datorer kan inte automatiskt utgå från att en licens får användas på samtliga fem.
Vissa licenser gäller för en enda enhet. Andra kan tillåta installation på flera datorer eller vara knutna till en viss användare.
Det finns också företags- och volymlicenser som är utformade för organisationer med flera användare eller datorer.
Innan ett företag köper programvara bör man därför kontrollera hur många installationer licensen omfattar.
Det kan också vara klokt att dokumentera vilken licens som används på vilken dator. Det blir betydligt enklare att hålla ordning när företaget växer eller när datorer byts ut.
Vad är skillnaden mellan en engångslicens och ett abonnemang?
En annan viktig skillnad gäller hur länge licensen gäller.
En traditionell licens kan innebära att du köper rätt att använda en viss version av programmet utan någon löpande betalning. I praktiken brukar detta ofta kallas en permanent licens eller engångslicens.
Ett abonnemang fungerar annorlunda.
Då betalar användaren löpande för tillgång till programvaran. När abonnemanget avslutas kan rätten att använda programmet också upphöra.
Abonnemang kan samtidigt inkludera uppdateringar och nya versioner under den period tjänsten används.
Vilken modell som passar bäst beror därför på programvaran och användarens behov.
Vad bör man spara efter köpet?
Det är lätt att radera ordermejlet när programmet väl fungerar, men det är bättre att behålla informationen.
Spara helst:
- orderbekräftelsen
- licensnyckeln
- kvitto eller faktura
- information om licenstyp
- eventuell dokumentation
- uppgifter om vilket konto licensen har kopplats till
För företag är detta också en administrativ fråga. Om flera datorer och program används bör licenserna dokumenteras på ett strukturerat sätt.
Ett enkelt kalkylblad med programnamn, licenstyp, dator och inköpsdatum kan räcka långt för ett mindre företag.
Vad händer om datorn byts ut?
Det är en vanlig fråga och svaret beror på licensvillkoren.
Vissa licenser kan flyttas till en ny dator medan andra är knutna till den första enheten där de aktiverades.
Därför är det viktigt att känna till vilken typ av licens man har köpt.
Om en dator ska bytas ut bör man kontrollera villkoren innan den gamla installationen tas bort. I vissa fall behöver programmet avaktiveras på den gamla datorn innan licensen kan användas på den nya.
Nordkey och andra programvaruåterförsäljare fungerar i detta sammanhang som en försäljningskanal för digitala licenser, medan själva aktiveringen ofta sker mot programvarutillverkarens system.
Ett programvaruköp är mer än själva nedladdningen
Att köpa programvara online är alltså en relativt enkel process, men den innehåller fler delar än man först kan tro.
Betalningen leder till en digital leverans, licensen ger användaren rätt att använda programmet och licensnyckeln eller kontot används för att aktivera det. Därefter är det framför allt viktigt att spara dokumentationen och känna till vilka villkor som gäller för licensen.
För privatpersoner kan detta vara bra att veta inför ett framtida datorbyte. För mindre företag blir det ännu viktigare eftersom flera datorer, användare och licenser snabbt kan göra administrationen mer komplicerad.
När man förstår skillnaden mellan programvara, licens och aktivering blir det betydligt enklare att veta vad man faktiskt köper – och vad som behöver sparas efteråt.